Empresas e escritórios de contabilidade de todo o país alinharam rotinas nesta terça-feira (22) para esclarecer os prazos legais de arquivamento de comprovantes fiscais, contábeis e trabalhistas. A movimentação ocorre após dúvidas no mercado corporativo sobre a exigência de retenção de arquivos XML por 132 meses, fixada pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), que tem aplicação restrita à Administração Tributária e não altera o limite geral de 5 anos imposto aos contribuintes privados.
O direcionamento foi reforçado pela Consultoria Tributária da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (SEFAZ/SP) por meio da Solução de Consulta nº 31.869/2025. O órgão estadual frisou formalmente que “o Ajuste SINIEF 2/2025 não se aplica aos contribuintes. Para esses casos, continua valendo o prazo mínimo de 5 anos para a guarda de documentos fiscais, conforme determina o artigo 202 do Regulamento do ICMS do Estado de São Paulo.”
Regra de 132 meses do Ajuste SINIEF atinge apenas o Fisco
O Ajuste SINIEF nº 2/2025 foi assinado em 11 de abril de 2025 e publicado oficialmente no Diário Oficial da União em 16 de abril de 2025, entrando em vigor com produção de efeitos a partir de 1 de maio de 2025. A diretriz padronizou em 132 meses, equivalentes a 11 anos contados a partir da autorização de uso, o período mínimo para conservação e posterior expurgo dos arquivos digitais por parte das administrações fazendárias estaduais, distrital e da Receita Federal. O texto incluiu 10 categorias de documentos fiscais eletrônicos sob a nova temporalidade de custódia pública, entre eles a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
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Para o setor corporativo, o referencial regulatório permanece vinculado ao Código Tributário Nacional (CTN). Pela regra geral da legislação federal, o prazo decadencial para a autoridade fiscal constituir o crédito tributário e o prazo prescricional para a cobrança judicial são de 5 anos. Dessa maneira, arquivos XML de notas fiscais, escriturações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) — como a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e as escriturações fiscais digitais —, além de guias de recolhimento de tributos, devem ser preservados pelas empresas por no mínimo cinco anos.
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Qual é o tempo de guarda para cada tipo de documento?
A conservação varia conforme a natureza jurídica de cada comprovante, dividindo-se entre prazos fiscais, rotinas trabalhistas e normativas de segurança e saúde ocupacional:
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- Arquivos XML de DF-e, livros digitais e guias de tributos (ECD, ECF, DAS, DARF, GNRE): 5 anos pelo Código Tributário Nacional.
- Documentos da folha de pagamento e verbas rescisórias: 5 anos durante o contrato de trabalho, com limite de 2 anos para ajuizamento após a demissão.
- Registros de saúde ocupacional, laudos do PCMSO e Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos.
- Custódia e expurgo de arquivos XML pelas administrações tributárias públicas: 132 meses pelo Ajuste SINIEF nº 2/2025.
Decisões do STF e normas trabalhistas limitam cobranças a cinco anos
A área de recursos humanos também obedece a regras de temporalidade bem delineadas na legislação trabalhista e previdenciária. O artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) preveem a prescrição quinquenal para créditos resultantes das relações de trabalho, assegurando ao empregado o direito de pleitear verbas dos últimos 5 anos, desde que a ação seja protocolada em até 2 anos após o término do vínculo de emprego com a empresa contratante.
Essa limitação de 5 anos passou a abranger também os depósitos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). No julgamento do Recurso Extraordinário com Agravo (ARE) 709212, sob o Tema 608 de Repercussão Geral, o Supremo Tribunal Federal unificou a jurisprudência constitucional sobre a matéria. O relator da ação no tribunal, ministro Gilmar Mendes, acolheu a tese que declarou inconstitucional o antigo prazo prescricional de 30 anos que era aplicado às cobranças do fundo, alinhando a exigência trabalhista ao padrão quinquenal.
Por outro lado, documentos relacionados à medicina do trabalho demandam um período de preservação significativamente maior por parte dos empregadores. Registros médicos individuais, relatórios do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) necessitam de retenção física ou digital pelo período obrigatório de 20 anos, já que servem como comprovação técnica em aposentadorias especiais e inspeções previdenciárias de longo prazo.
Ausência de obrigação estendida mantém rotina contábil privada
Não há obrigatoriedade legal em âmbito federal impondo às empresas do setor privado o arquivamento de arquivos XML de notas fiscais eletrônicas por 11 anos. A ampliação do prazo para além dos 5 anos tradicionais do Código Tributário Nacional só ocorre nos casos em que existirem processos fiscais administrativos pendentes ou litígios judiciais em curso que suspendam a decadência e a prescrição dos créditos envolvidos.
A orientação técnica para os departamentos fiscais consiste em manter os arquivos eletrônicos devidamente validados, com rotinas de cópias de segurança organizadas por ano e tipo de operação, garantindo o acesso imediato aos arquivos durante as fiscalizações tributárias que ocorram dentro do período legal de cinco anos.