O Instituto Nacional do Seguro Social evitou o desembolso indevido de cerca de R$ 2,15 bilhões em 2025 após acelerar o recebimento de certidões de nascimentos e óbitos emitidas pelos cartórios de registro civil em todo o país. O fluxo contínuo de registros permitiu identificar a morte de segurados antes da liberação de novos depósitos bancários, além de viabilizar a concessão automática de benefícios para mães e dependentes.
A agilidade no repasse de notificações ao Sistema Nacional de Informações de Registro Civil (SIRC) atingiu a média de 1,4 dia em agosto de 2026, marca inferior aos 2,4 dias apurados no mesmo mês de 2025. Em 2020, o intervalo médio chegava a 6,5 dias, o que provocava atrasos nas suspensões administrativas e permitia que valores continuassem a ser creditados em contas bancárias de beneficiários falecidos.
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Cessação preventiva de benefícios após registros de óbito no INSS
O cruzamento preventivo dos registros cartorários funciona como uma barreira financeira para a autarquia federal. Assim que a certidão de óbito é transmitida e processada nos sistemas eletrônicos da Previdência Social, os proventos vinculados ao segurado são imediatamente suspensos ou cancelados, sem necessidade de notificações adicionais ou cobranças posteriores para reaver o dinheiro público.
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“Quando essas informações chegam ao sistema, o INSS consegue identificar beneficiários que faleceram e tomar as providências necessárias para suspender ou encerrar os benefícios, reduzindo o risco de pagamentos indevidos”, afirmou Leonardo Silva Bittencourt, diretor de Benefícios e Relacionamento com o Cidadão do INSS, ao detalhar as ações preventivas adotadas pelo órgão.
Essa mecânica de cruzamento eletrônico já havia demonstrado impacto financeiro em exercícios anteriores. Em 2020, as rotinas de interrupção preventiva de benefícios sustentadas pela transmissão de dados cartorários evitaram aproximadamente R$ 1 bilhão em prejuízos financeiros aos cofres da Previdência Social.
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Evolução dos prazos e dados do sistema entre 2020 e 2026
A comparação dos indicadores operacionais da comunicação entre as serventias e a Previdência Social aponta melhora progressiva na agilidade e na completude das informações repassadas aos bancos de dados oficiais:
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- Tempo médio de envio dos registros pelos cartórios em 2020: 6,5 dias
- Tempo médio de transmissão registrado em 2025: 2,4 dias
- Tempo médio alcançado em agosto de 2026: 1,4 dia
- Índice de preenchimento dos campos considerados essenciais em 2020: 98,6%
- Índice de preenchimento dos campos essenciais em 2025: 99,2%
- Concessões automáticas de salário-maternidade em 2020: 115.985 benefícios
- Concessões automáticas de salário-maternidade em 2026: 415.990 benefícios
- Visitas técnicas realizadas por servidores a cartórios em 2025: 1.667 ações
- Economia evitada com corte de pagamentos indevidos em 2020: R$ 1 bilhão
- Economia evitada com corte de pagamentos indevidos em 2025: R$ 2,15 bilhões
Visitas técnicas a cartórios e qualidade dos dados enviados ao SIRC
A melhoria na consistência das informações decorre de rotinas ativas de orientação promovidas pelo corpo técnico da autarquia. Ao longo de 2025, servidores previdenciários realizaram 1.667 visitas presenciais ou remotas a cartórios de registro civil, atuando na padronização de cadastros e no esclarecimento de regras técnicas para mitigar inconsistências que atrasavam os lançamentos.
A iniciativa institucional começou em 2013 e teve seus parâmetros operacionais atualizados pela Portaria nº 1.146, editada em 2023. O esforço colaborativo refletiu diretamente na qualidade do preenchimento das certidões civis, alcançando um índice de preenchimento de campos essenciais de 99,2% em 2025, frente aos 98,6% computados no ciclo de 2020.
A legislação federal determina desde 2019 que os cartórios comuniquem ao SIRC os nascimentos, casamentos e óbitos no prazo de até um dia útil após a formalização do ato. Além de subsidiar cortes de pagamentos indevidos, esses dados alimentam o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), base central utilizada pelos analistas para conceder aposentadorias e pensões.
Salário-maternidade automático a partir do registro de nascimento
A celeridade na integração com os cartórios civis também reduziu o tempo de espera dos cidadãos que solicitam auxílios devidos. A entrada instantânea do registro de nascimento no sistema viabiliza a concessão automática do salário-maternidade sem a necessidade de comparecimento presencial a uma agência, desde que os requisitos previdenciários de carência e filiação sejam preenchidos.
Esse fluxo automatizado fez os reconhecimentos automáticos de salário-maternidade crescerem de 115.985 em 2020 para 415.990 em 2026. A automação também se estende aos requerimentos de pensão por morte, desonerando o fluxo de atendimentos físicos e diminuindo a fila de solicitações que dependem de análise manual por técnicos.
Fiscalização, multas do TCU e pendências de arrecadação do INSS
Para assegurar que o prazo de até um dia útil seja rigorosamente cumprido pelas serventias extrajudiciais, a administração previdenciária estruturou uma coordenação exclusiva responsável por autuar e multar unidades inadimplentes. A medida responde diretamente a determinações do Tribunal de Contas da União (TCU), que já havia apontado fragilidades estruturais e atrasos históricos na remessa de declarações de óbito.
O INSS não informou no balanço o montante financeiro total já arrecadado com a aplicação dessas penalidades administrativas a cartórios descumpridores dos prazos. O acompanhamento segue em andamento por meio de vistorias técnicas e auditorias contínuas nos sistemas de registros civis de todo o país.