Receita Federal: passo a passo para separar documentos e evitar malha fina no Imposto de Renda

O contribuinte que precisa entregar a declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) 2026, referente ao ano-calendário 2025, deve reunir diversos documentos fornecidos por empregadores, instituições financeiras, escolas, planos de saúde e outros. Esses comprovantes incluem informes de rendimentos, recibos de despesas dedutíveis e informações sobre bens e patrimônio. A Receita Federal disponibiliza a modalidade pré-preenchida, que já traz parte desses dados, mas o responsável pela exatidão das informações continua sendo o declarante. Especialistas recomendam iniciar a organização o quanto antes para reduzir riscos de inconsistências que levam à retenção na malha fina.

A entrega da declaração ocorre em período definido pela Receita Federal, com início previsto para meados de março e término em 29 de maio de 2026. Quem envia nos primeiros dias pode ter prioridade na restituição, caso tenha direito ao valor a restituir. Antes de preencher, o ideal é conferir todos os informes recebidos até o final de fevereiro, prazo limite para que as fontes pagadoras enviem os documentos.

Organize documentos por categorias para facilitar o preenchimento

Separe primeiro os dados pessoais, como CPF do contribuinte e de dependentes, além de comprovante de residência atualizado. Em seguida, reúna os informes de rendimentos de todas as fontes, que servem de base para informar salários, aposentadorias, pensões e benefícios.

Organize depois as despesas dedutíveis, incluindo gastos com saúde, educação e previdência privada. Por fim, guarde documentos de bens e direitos, como saldos de aplicações financeiras em 31 de dezembro de 2025 e comprovantes de imóveis ou veículos.

Principais fontes de informes de rendimentos

O informe de rendimentos do empregador traz o total de salários pagos no ano, imposto retido na fonte, contribuições ao INSS e eventuais benefícios como participação nos lucros. Empresas com RH disponibilizam o documento pelo portal interno ou e-mail até o fim de fevereiro.

Aposentados e pensionistas do INSS acessam o informe diretamente pelo portal ou aplicativo Meu INSS. Quem tem múltiplas fontes de renda, como emprego formal e trabalhos autônomos, precisa reunir informes separados de cada origem para evitar omissões.

Bancos e corretoras emitem informes com saldos de aplicações, rendimentos recebidos e impostos retidos. Esses documentos ficam disponíveis no internet banking ou app da instituição.

Despesas médicas exigem atenção redobrada

Desde 1º de janeiro de 2025, profissionais de saúde pessoas físicas emitem recibos exclusivamente pelo sistema Receita Saúde. O recibo digital inclui nome e CPF do paciente, data do atendimento, valor pago e descrição do serviço, e vai automaticamente para a base da Receita.

Esses dados tendem a aparecer na declaração pré-preenchida como despesa dedutível. Contribuintes devem conferir se os valores batem com os pagos e, se necessário, solicitar ao profissional a emissão correta para evitar divergências.

Planos de saúde fornecem informe anual com valores pagos e reembolsos. Deduza apenas o líquido efetivamente gasto, descontando reembolsos recebidos.

Gastos com educação e previdência privada

Instituições de ensino emitem informe anual com o total de mensalidades pagas no ano anterior, disponível no portal do aluno ou na secretaria. Deduções valem para educação infantil, fundamental, médio, graduação e pós-graduação, mas não incluem materiais, uniformes ou passeios.

Previdência privada do tipo PGBL gera informe com contribuições realizadas. Esses valores podem ser deduzidos até o limite permitido, ajudando a reduzir a base de cálculo do imposto.

Cuidados com trabalhos autônomos e investimentos

Autônomos e freelancers guardam recibos de pagamento a autônomos (RPAs), notas fiscais de serviços e comprovantes de retenções. Quando o cliente é pessoa jurídica, pode haver informe de rendimentos adicional.

Investidores reúnem informes de múltiplas instituições, pois cada uma informa apenas os produtos administrados por ela. Incluem saldos em 31 de dezembro e rendimentos auferidos.

Erros comuns que levam à malha fina

Deixar a organização para a última hora aumenta o risco de esquecer documentos, especialmente informes de bancos ou corretoras. Declarar despesas médicas sem comprovantes válidos ou com valores diferentes dos informados pela fonte pagadora é outro equívoco frequente.

Omitir rendimentos extras, como aluguéis ou consultorias, ou digitar números divergentes dos informes oficiais gera retenção automática. Manter uma pasta organizada ao longo do ano com todos os comprovantes reduz significativamente esses problemas.

A declaração pré-preenchida serve como ferramenta de conferência, trazendo dados enviados pelas fontes à Receita. Mesmo assim, verifique cada item para corrigir eventuais falhas antes do envio.