Departamento pessoal: veja as transformações nas leis do trabalho e operacionais em vigor

O cenário trabalhista atual marca a consolidação de diversas normativas que redefinem profundamente a rotina do Departamento Pessoal (DP) nas empresas. Essas alterações, que não se apresentam como uma única grande reforma, mas sim como um conjunto de leis e ajustes que entram em vigor simultaneamente, demandam uma organização meticulosa, precisão técnica elevada e uma capacidade estratégica apurada das equipes de recursos humanos e DP, redefinindo a relação das companhias com seus custos, riscos e conformidade legal.

A função do Departamento Pessoal, historicamente focada na execução de rotinas, agora se eleva para uma posição de maior sensibilidade e estratégia. Cálculos complexos e decisões administrativas precisam ser rigorosamente documentados.

A clareza na comunicação das regras é fundamental, tanto para o corpo diretivo da empresa quanto para os colaboradores, assegurando que todos compreendam as diretrizes e responsabilidades envolvidas para um ambiente de trabalho justo e legalmente seguro.

Revisão do imposto de renda retido na folha de pagamento

A Lei nº 15.270/2025, sancionada em 26 de novembro de 2025, alterou a sistemática do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) com vigência a partir de 1º de janeiro. A norma estabeleceu isenção mensal do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) para rendimentos de até R$ 5.000, com redução progressiva para rendas superiores, alcançando até aproximadamente R$ 7.350, conforme os critérios definidos na legislação.

Essa mudança não instituiu uma nova tabela progressiva mensal, mas um mecanismo de redução variável. O cálculo do IRRF continua sendo realizado pela tabela vigente e, em seguida, ajustado pela redução prevista em lei, até sua eliminação completa nos rendimentos enquadrados na faixa de isenção, exigindo atenção na parametrização dos sistemas de folha.

Do ponto de vista operacional, o impacto recai sobre a parametrização correta dos sistemas de folha a partir da competência de janeiro. A regra exige atenção especial em eventos que extrapolam o salário mensal padrão, como férias, rescisões, pagamentos acumulados, 13º salário e situações com múltiplas fontes pagadoras. Nessas hipóteses, a redução pode não zerar o imposto, exigindo coerência entre retenção, informações prestadas ao eSocial e consolidação dos dados na DCTFWeb.

Para o empresário, a mudança afeta principalmente a percepção de valor do salário, não o custo direto da folha. A isenção e a redução progressiva do IR aumentam o valor líquido recebido pelo trabalhador, o que tende a reduzir a pressão por reajustes no curto prazo, mas exige cautela. Utilizar esse ganho tributário como base para decisões salariais pode gerar desequilíbrios internos e fragilizar a política de remuneração no médio prazo.

Ajuste do piso nacional e suas repercussões nas bases de cálculo

O salário mínimo fixado em R$ 1.621 em vigor produz efeitos que vão além do reajuste direto dos contratos atrelados ao piso. O impacto mais relevante está nas diversas rotinas que continuam utilizando o mínimo como referência indireta para cálculos e definições.

Adicionais, pisos previstos em normas coletivas, contratos antigos e benefícios vinculados ao salário mínimo tendem a ser mantidos por inércia operacional. Essa prática expõe inconsistências entre o que está documentado, o que a convenção coletiva exige e o que efetivamente é pago, divergências que costumam aparecer em fiscalizações ou ações trabalhistas.

A insalubridade e o alinhamento de laudos técnicos

O reajuste do salário mínimo impacta diretamente o valor do adicional de insalubridade quando essa é a base adotada. Contudo, o risco recorrente não está no percentual aplicado, mas na desconexão entre o laudo técnico, a atividade efetivamente exercida e o pagamento realizado. Em muitas empresas, o adicional é mantido por histórico, enquanto o ambiente de trabalho, os equipamentos de proteção individual ou a própria função do empregado se modificaram ao longo do tempo. A legislação é clara ao exigir correspondência entre o risco identificado no laudo e a atividade desempenhada. Quando essa conformidade não ocorre, o pagamento deixa de ser uma proteção legal para a empresa e passa a representar uma fragilidade jurídica significativa, comprometendo a defesa em fiscalizações e contestações e, potencialmente, gerando passivos indesejados. O Departamento Pessoal, nesse contexto, precisa atuar de forma integrada com a segurança do trabalho e o jurídico para assegurar que todo adicional pago esteja tecnicamente sustentado e devidamente documentado, garantindo a coerência necessária.

FGTS: orientações para desligamentos após o saque-aniversário

Permanece válida a regra estrutural do saque-aniversário do FGTS: o trabalhador que optou por essa modalidade e é demitido sem justa causa não tem acesso ao saldo integral da conta, recebendo apenas a multa rescisória de 40%. Essa regra se aplica às demissões ocorridas a partir de janeiro do ano corrente, consolidando o modelo original do saque-aniversário.

A exceção decorreu da Medida Provisória nº 1.331/2025, que autorizou, de forma temporária, a liberação dos valores retidos para trabalhadores demitidos sem justa causa até 31 de dezembro de 2025. Essa MP teve caráter corretivo e não alterou o modelo para o futuro, por isso, a liberação não se estende a demissões ocorridas a partir do presente ano, retornando à regra efetiva.

Esse ponto tende a gerar questionamentos internos, especialmente por parte de empregados desligados nesse período de transição da condição especial para a retomada da regra efetiva. Cabe ao Departamento Pessoal esclarecer que a diferença não está na conduta da empresa, mas no recorte temporal definido em lei, e que não existe margem para liberação por decisão do empregador ou negociação individual. Para o empresário, a clareza nessa comunicação é essencial. Um desligamento conduzido sem essa explicação pode gerar frustração direcionada à empresa, mesmo quando a regra é legal e externa à sua vontade.

Riscos psicossociais: a nova formalização na gestão de segurança

A atualização da NR-1 ampliou o conceito de risco ocupacional ao incluir fatores psicossociais no Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR). A norma reconhece formalmente a relação entre organização do trabalho, adoecimento mental, afastamentos previdenciários e aumento do contencioso trabalhista.

Com isso, temas como assédio, sobrecarga, pressão excessiva por metas e ausência de canais de escuta passam a integrar o inventário de riscos da empresa. A exigência não é apenas conceitual; ela demanda coerência entre discurso, prática e documentação.

O Departamento Pessoal assume papel central nesse processo. Registros de treinamentos, funcionamento efetivo de canais de denúncia, tratamento de ocorrências e integração com segurança do trabalho passam a ter valor jurídico. Onde há lacuna documental, o risco se materializa, e o custo de estruturar políticas e processos é significativamente menor do que o custo de responder a autuações, afastamentos e ações trabalhistas decorrentes da omissão.

Reforma tributária e seus efeitos indiretos na gestão de pessoas

A Reforma Tributária sobre o consumo não altera regras trabalhistas nem cria novos encargos sobre a folha no ano corrente. Ainda assim, ela afeta a gestão de pessoas de forma indireta ao modificar a estrutura de custos das empresas, especialmente nos setores intensivos em mão de obra. Com a nova lógica tributária, despesas com pessoal passam a ser analisadas com mais rigor no planejamento financeiro. Benefícios, modelo de contratação e estrutura de equipes vão entrar com mais frequência na pauta estratégica. O Departamento Pessoal precisa ser considerado como apoio nas decisões que envolvem custo e risco, evitando soluções que pareçam vantajosas no curto prazo, mas têm risco de gerar passivo trabalhista no médio prazo.

O papel consultivo do Departamento Pessoal na atual conjuntura

Este conjunto de mudanças reforça a importância de um Departamento Pessoal integrado à contabilidade consultiva. A rotina trabalhista deixa de ser apenas operacional e passa a dialogar diretamente com decisões de gestão, orçamento e mitigação de risco.

Na Pigatti, o Departamento Pessoal atua de forma consultiva, conectando legislação atualizada, operação correta e leitura estratégica do impacto financeiro. O foco está em antecipar riscos, organizar processos e orientar empresas para decisões sustentáveis, evitando correções tardias e passivos desnecessários. Mais do que cumprir obrigações, o DP consultivo contribui para a estabilidade da empresa em um ambiente regulatório cada vez mais exigente.