A Confederação Nacional de Municípios (CNM), por meio do Conselho Técnico das Administrações Tributárias (CTAT), publicou nesta quinta-feira (22) a Nota Técnica CTAT 08/2026 com diretrizes sobre as obrigações fiscais dos cartórios em todo o Brasil. O documento recomenda que as prefeituras adaptem suas leis e sistemas até 31 de dezembro de 2026 para exigir a emissão de documento fiscal eletrônico individualizado para cada ato notarial ou de registro.
Elaborado pelo Grupo de Trabalho 7 – Operacionalização de Dados e Informações, o texto orienta as administrações tributárias municipais na padronização das obrigações acessórias dos serviços de notas e de registros. A medida tem o objetivo de aprimorar a fiscalização do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), tributo municipal cobrado sobre a prestação de serviços, e preparar as cidades para a transição ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).
Prazo até 31 de dezembro de 2026 para nota individualizada nos cartórios
A exigência de uma nota fiscal eletrônica para cada ato praticado nos cartórios busca detalhar os serviços prestados aos cidadãos, os valores exatos cobrados nas serventias e os tributos incidentes em cada operação, o que amplia a rastreabilidade dos dados e o controle da arrecadação municipal. Para viabilizar essa mudança operacional até o fim de 2026, a entidade recomenda que os gestores locais promovam a revisão das legislações municipais, a atualização das plataformas tecnológicas das prefeituras e a capacitação das equipes de fiscalização tributária, garantindo a integração das informações fiscais com os ambientes digitais de âmbito nacional.
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Durante o período de adaptação até dezembro de 2026, as prefeituras podem manter os procedimentos atuais de cobrança e declaração do ISS previstos nas normas locais, desde que instituam um cronograma formal de transição. O documento do CTAT também admite, sob condições específicas, a consolidação excepcional de múltiplos atos notariais ou de registro em um único documento fiscal.
Uso de CPF no cadastro de cartórios e regras da base de cálculo do ISS
A Nota Técnica CTAT 08/2026 estabelece diretrizes específicas para o cadastro dos responsáveis pelas serventias, a apuração dos valores tributáveis e o cruzamento de informações imobiliárias pelas administrações municipais:
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- Identificação cadastral transitória: utilização do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do delegatário (titular responsável pelo cartório) até que a Receita Federal disponibilize uma sistemática operacional específica de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), ressaltando que o uso do CNPJ para fins cadastrais e de obrigações acessórias não transforma o titular em pessoa jurídica.
- Apuração da base de cálculo: eventuais exclusões de valores repassados a fundos, órgãos públicos ou terceiros devem ter fundamento legal ou normativo estrito e precisam ser discriminadas de forma clara no documento fiscal, cabendo a cada prefeitura verificar as regras aplicáveis e ajustar os parâmetros de seus sistemas.
- Integração ao CIB: conexão dos cadastros das prefeituras ao Cadastro Imobiliário Brasileiro (CIB), inventário nacional de dados de propriedades, com o aproveitamento das informações sobre mudanças na titularidade dos imóveis.
- Acesso aos dados do ONR: formalização de convênios pelos municípios para consultar as bases do Operador Nacional do Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis (ONR), órgão que centraliza os registros imobiliários eletrônicos no país, auxiliando na fiscalização do ISS e do Imposto sobre a Transmissão de Bens Imóveis (ITBI), tributo municipal cobrado na transferência de propriedades, respeitadas as normas de sigilo fiscal e proteção de dados.
Adaptação dos cartórios ao IBS e à CBS na Reforma Tributária
As orientações da CNM integram a preparação das administrações municipais para o novo modelo brasileiro de tributação sobre o consumo, que foi instituído pela Emenda Constitucional 132/2023 e regulamentado pela Lei Complementar 214/2025. A nova legislação tributária cria o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), tributo de competência compartilhada entre estados, Distrito Federal e municípios que substituirá o atual imposto municipal sobre serviços, além da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de âmbito federal, exigindo a padronização nacional dos documentos fiscais eletrônicos emitidos por todas as serventias extrajudiciais.
Em dezembro de 2025, entidades representativas de notários e registradores divulgaram uma nota técnica conjunta apontando desafios operacionais nos sistemas e dificuldades na identificação fiscal dos responsáveis pelas serventias para realizar o destaque do IBS e da CBS nas notas fiscais. Na ocasião, o setor recomendou a emissão individualizada de notas por operação sempre que houvesse condições técnicas para o procedimento.
Nos locais onde existirem impedimentos operacionais nos sistemas ou normas municipais que dispensem a emissão individual do documento fiscal, a orientação técnica é para que os titulares dos cartórios comuniquem a situação formalmente às autoridades tributárias competentes.
